Struktur Organisasi

Ketika usaha kecil dimulai, struktur organisasi tidak menjadi masalah. Di dalamnya terdapat anda, mungkin juga saudara laki-laki anda, sahabat anda, ruang kerja anda, dan itu semua sudah cukup.

Namun dalam bisnis yang sangat kecil itu, sebuah struktur mulai muncul. Anda mungkin hebat untuk mengembangkan produk anda, misalnya dompet fashion yang bagus, alat kebun, atau pembuka botol inovatif. Saudara anda mungkin menjadi seorang jenius yang mengumpulkan uang dan menemukan pasar untuk produk anda.  Teman terbaik anda mungkin hebat dalam merancang bahan kemasan dan pemasaran. Tanpa memberikan banyak pemikiran, ketiganya telah menjadi dasar pembentuk struktur divisi tempat anda menjadi kepala litbang. Adik anda adalah manajer keuangan dan penjualan. Teman anda adalah direktur kreatifnya.

Jika anda memutuskan untuk mengembangkan bisnisnya dengan mempekerjakan staf tambahan, maka anda mungkin akan menambahkan orang baru untuk masing-masing divisi tanpa banyak berpikir. Seorang akuntan mungkin akan bekerja sama dengan adik anda. Seorang desainer grafis juga akan bekerja dengan teman anda atau spesialis CAD bekerja sama dengan anda.  Jika bisnis anda mulai berkembang, anda akan menemukan diri anda berada di puncak struktur hierarki yang khas berdasarkan fungsi.

Namun apakah anda benar-benar ingin menjalankan bisnis dengan struktur divisi hierarki? Meskipun itu mungkin pilihan yang baik karena bisnis anda berkembang, tetapi ada pilihan lain yang bisa membuatnya lebih baik lagi.

Apa Pilihan Struktural Saya?

Di dunia yang ideal, struktur bisnis dikembangkan karena suatu alasan, bukan oleh masalah. Struktur bisnis mencerminkan fungsi dan budaya bisnis yang mempermudah bisnis, lebih menyenangkan, dan lebih menguntungkan bagi setiap orang yang terlibat untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.  Beberapa jenis struktur dapat dikombinasikan bersama, tergantung pada kebutuhan bisnis, preferensi bisnis, dan para manajernya.

Struktur bisnis dapat bersifat vertikal (hierarki) atau horizontal (rata, dengan otoritas bersama) yang dapat diatur sebagai satu keseluruhan ke dalam unit fungsional atau unit bisnis.  Struktur bisnis dapat terpusat atau membentuk jaringan, atau bahkan “virtual.” Kelompok yang berbeda dapat bekerja sama atau benar-benar mandiri.

Mari kita lihat beberapa contohnya.

1. Struktur Vertikal (Hierarki)

Struktur vertikal (hierarki) adalah pendekatan tradisional top-down. Struktur ini dapat bekerja dengan baik dalam bisnis kecil atau bisnis yang efisien dalam produk dan prosesnya. Dalam banyak kasus, struktur ini menjadi cara yang efisien untuk melakukan bisnis.

Dalam bisnis vertikal, manajer puncak bertanggung jawab dan memiliki wewenang untuk mengelola bisnis dalam memenuhi tujuan mereka. Karyawan tidak dapat diminta untuk melakukan banyak inovasi, tetapi di sisi lain mereka memiliki tujuan yang jelas dan model manajemen yang transparan, seperti halnya pemahaman kuno (dalam banyak kasus) yang dapat dipahami secara nyata.

2. Struktur Organisasi Horizontal (Datar)

Struktur organisasi horizontal (datar) menjadi sangat populer dalam beberapa tahun terakhir. Struktur ini mendukung gagasan bahwa karyawan membutuhkan dan berkembang dengan banyak tanggung jawab dan wewenang. Struktur ini juga menyarankan agar tidak ada satu individu yang harus bertanggung jawab atas keseluruhan organisasi.  Struktur ini mendukung kerja tim dan inovasi, namun mungkin tidak efisien dalam hal pengambilan keputusan, pencapaian sasaran dan batas waktu pengerjaan.

3. Perusahaan Terpusat

Perusahaan terpusat adalah sebuah organisasi dengan semua fungsinya yang dikelola oleh satu set orang yang bekerja sama. Secara umum, karyawan masuk ke kantor,bekerja dalam fungsi mereka dan berbagi sumber daya.

4. Perusahaan Jaringan (atau Virtual)

Perusahaan jaringan atau virtual memiliki staf kecil, berdedikasi tinggi di satu lokasi, ada jaringan konsultan, pekerja lepas, pekerja paruh waktu dan bahkan karyawan tetap di lokasi lain seluruh negeri atau bahkan di seluruhdunia. Jenis organisasi ini sangat ideal bagi perusahaan yang mengerjakan proyek besar yang datang dan pergi atau proyek yang bergantung pada keahlian dan pengetahuan sangatspesifik.

5. Unit Bisnis atau Unit Fungsional

Unit bisnis atau unit fungsional adalah kelompok atau tim yang berfokus pada aspek bisnis tertentu. Mereka mungkin mewakili bagian yang berbeda dari keseluruhan (misalnya, litbang, produksi, penjualan) atau mungkin mewakili sub-bisnis (misalnya, bisnis yang baru diakuisisi dan sekarang merupakan bagian dari bisnis besar multi-nasional).

Meskipun masing-masing tim memiliki peran penting dalam keseluruhan organisasi, setiap tim juga memiliki akses terhadap sumber daya mandiri (akuntansi, desain, dan lain-lain) untuk kebutuhan uniknya.

Apakah Struktur Datar Selalu Lebih Baik daripada Struktur Vertikal?

Saat ini, terdapat bias terhadap struktur datar karena manajemen dan karyawan berada pada posisi yang sama atau setidaknya semi-equal. Zappos terkenal dengan gaya manajemen yang tidak biasa. Baru-baru ini, ia beralih dari struktur vertikal ke horizontal. Menurut sebuah artikeldi Inc Magazine: “Daripada memiliki manajer dan bawahan, Zappos akan terdiri dari 400 ‘lingkaran,’ atau tim dari orang-orang yang bekerja sama dan mengambil berbagaiperan.” Pendekatan baru ini diharapkan dapat menghasilkan hubungan pribadi dan profesional yang lebih kuat antar karyawan.

Namun seperti yang dikatakan oleh Inc, pendekatan ini “bukan tanpa risiko.” Beberapa karyawan mungkin menganggap struktur baru ini memberdayakan dan menggairahkan. Tetapi yang lain mungkin merasa bingung.

Beberapa orang mungkin mengambil bola dan berlari untuk meraihnya, mengembangkan kemampuan mereka sendiri sambil juga meningkatkan sumber daya perusahaan. Tetapi orang lain akan menghabiskan banyak waktu untuk mencoba bertahan atau mengambil otoritas dalam kekosongan yang nyata. Wall Street Journal, mengutip sebuah studi penelitian, “Dalam beberapa kasus, hierarki dapat meningkatkan produktivitas”.

Di sisi lain, struktur yang lebih datar atau lebih kolaboratif bisa sangat membebaskan usaha kreatif. Apabila tidak ada “atasan” untuk melapor dan tidak ada hierarki yang mencegah anda memajukan ide anda, maka anda cenderung mengatakan apa yang anda pikirkan dan kemudian menyarankan inovasi. Jika anda salah, anda cenderung tidak diturunkan jabatan.

Beberapa perusahaan telah menemukan cara terbaik untuk menggabungkan struktur vertikal dan struktur datar dengan memasukkan unit datar ke dalam struktur hierarki. Sebenarnya, banyak bisnis yang terstruktur vertikal secara hati-hati telah menciptakan entitas kecil yang mendorong kreativitas melalui berbagai pendekatan “merata”. Bell Labs adalah anak perusahaan AT & T yang seluruh fokusnya adalah inovasi dan penemuan. Bell Labs adalah model entitas yang telah dibangun seperti uber-kreatif Google X.

Apakah Struktur Bisnis yang Terbaik untuk Perusahaan Anda?

Seperti yang mungkin sudah anda duga, tidak ada struktur tunggal yang “terbaik” untuk bisnis pada umumnya, meskipun biasanya ada satu struktur terbaik untuk setiap bisnis individual. Pemilihan struktur bisnis bergantung pada beberapa hal berikut ini meskipun juga tidak terbatas.

• Jenis bisnis. Jelas bahwa salon rambut lokal tidak akan berfungsi baik dengan karyawan virtual yang berada di kota lain. Dengan cara yang sama, sebuah perusahaan keuangan internasional akan hancur apabila semua pegawainya diminta hadir di gedung dan waktu yang sama.
• Ukuran bisnis. Tidak setiap pengusaha ingin mengembang-kan bisnis mereka tanpa batas waktu. Banyak pengusaha bertujuan untuk perusahaan ukuran kecil atau sedang, atau lebih memilih tingkat lokal regional. Hal ini mungkin tidak layak bagi sebuah perusahaan dengan 40 karyawan untuk mengembangkan unit bisnis yang berfungsi penuh. Tetapi bisnis besar multinasional bisa jadi menemukan bahwa memusatkan banyak fungsinya hampir tidak mungkin dilakukan.
• Budaya bisnis. Mungkin tidak ada struktur yang lebih efisien daripada kediktatoran. Satu orang bertanggung jawab dan semua orang melakukan apa yang diperintahkan. Namun efisiensi bukanlah segalanya. Beberapa pemilik bisnis menciptakan tim kerja, unit bisnis, dan struktur datar bukan karena mereka mengharapkan dorongan yang besar tetapi karena mereka lebih suka bekerja sama. Beberapa bisnis menawarkan peluang untuk inovasi individual karena industri mengharapkannya. Beberapa jenis perusahaan teknologi cocok dengan model itu.
• Kebutuhan bisnis. Beberapa industri memerlukan spesialis yang tersedia dalam jangka waktu singkat untuk menyelesaikan proyek terpisah. Sedangkan industri lainnya membutuhkan perhatian terus-menerus terhadap tugas-tugas yang datang berulang kali. Banyak juga industri yang membutuhkan keduanya.

Untuk menentukan jenis struktur yang paling sesuai bagi bisnis anda, ada gunanya mengajukan serangkaian pertanyaan kepada diri anda sendiri. Meskipun jawabannya mungkin tidak segera menentukan struktur anda, namun yang pasti jawabannya akan terus membantu anda. Secara khusus pertanyaannya adalah:

1. Apakah bisnis saya akan menjadi bisnis tingkat lokal, daerah, nasional, atau internasional? Sebuah bisnis internasional mungkin memerlukan spesialis yang terletak jauh dari HQ dan orang-orang spesialis mungkin perlu beberapa otonomi untuk melakukan pekerjaan mereka tanpa pengawasan langsung.
2. Apakah bisnis saya akan menjadi bisnis kecil, menengah, atau besar? Semakin besar perusahaan, maka semakin besar pula kemungkinan anda membangun unit bisnis untuk mengerjakan proyek yang lebih besar. Semakin kecil perusahaan anda, maka semakin besar pula kemungkinan anda harus mencapai ke luar untuk keahlian atau spesialisasi tertentu.
3. Apakah bisnis saya akan menghasilkan atau menawarkan beberapa produk/layanan yang terpisah? Jika anda membangun Model A Ford, maka anda tidak memerlukan unit bisnis terpisah untuk membangun truk pickup. Tetapi begitu melakukan diversifikasi, anda mungkin mendapati bahwa pengembangan produk, pemasaran, dan penjualan cukup berbeda sehingga dapat menjamin keseluruhan unit bisnis yang terpisah.
4. Budaya apa yang saya inginkan dalam bisnis? Apakah saya lebih memilih untuk menjalankan perusahaan saya model top down, atau kelompok kolaboratif yang bekerja sebagai sebuah tim? Apakah saya tertarik untuk bekerja dengan karyawan jaringan/virtual, atau apakah saya menginginkan semua orang bekerja di kantor ini? Jenis pertanyaan ini akan memiliki dampak signifikan pada pilihan struktur bisnis anda.

Tanpa peduli anda membangun bisnis secara tinggi, lebar, luas, atau anda menggabungkan beberapa ide untuk menciptakan struktur yang unik, kuncinya adalah satu, yaitu bisnis itu untuk memenuhi tujuan anda sendiri.