Manfaat, Fungsi, & Cara Membuat SOP

Sebagai pemilik perusahaan, pasti Anda sudah sering mendengar istilah SOP atau Standard Operating Procedure yang merupakan kumpulan peraturan, pedoman, atau acuan yang dibuat suatu perusahaan untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing individu dalam perusahaan, serta menjadi salah satu alat penilaian kinerja bagi instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha, berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

Dalam sebuah perusahaan, SOP juga dapat digunakan agar setiap karyawan, pimpinan, manajerial, hingga pimpinan perusahaan memahami arah dan tujuan yang ingin dicapai perusahaan. Dengan begitu, seluruh SDM dalam perusahaan bisa saling membantu dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bisnis. Karena dinilai sangat penting bagi kemajuan perusahaan, di bawah ini Jurnal akan memberikan beberapa penjelasan penting mengenai SOP perusahaan yang harus Anda ketahui.

Apa Manfaat Pembuatan Standard Operating Procedure?

Menurut Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara, Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008, SOP memiliki banyak manfaat bagi perusahaan dan organisasi, apa saja manfaatnya?

1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan, dan kelalaian.
2. Membantu karyawan menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan karyawan cara konkrit untuk memperbaiki kinerja, serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien telah dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan.
10. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.

Apa Fungsi Dasar SOP?

Penggunaan SOP dalam suatu perusahaan memiliki beberapa fungsi penting yang akan memengaruhi keberhasilan aktivitas perusahaan. Apa saja fungsi dasar pembuatan SOP?

a. Rujukan Pengetahuan bagi Kegiatan Operasional yang Selalu di-update

Tindakan seperti alur pemasaran dan penjualan, pengiriman barang dari gudang atau logistic, hingga pelayanan pelanggan maka semua akan tertata dengan terstruktur baik dengan merujuk pada knowledgebase. Standard Operational Procedure sebaiknya harus selalu diperbarui jika ada alur kerja yang berubah sewaktu-waktu, sehingga ada pembaruan yang didasari oleh keputusan auditor jaminan mutu.

b. Arsip Pelacakan Kegiatan Operasional, Penilaian, dan Perbaikan

Dengan adanya bukti, perusahaan memiliki bukti nyata bukti nyata bagi alur pekerjaan yang membutuhkan arsip, di mana biasanya SOP memiliki formulir kerja seperti berita acara presentasi produk oleh para staf marketing, bukti pengiriman, berita acara kunjungan, dan lain sebagainya. Dengan adanya, audit jaminan mutu berkala secara eksternal maupun internal sebagai bahan penilaian hingga perbaikan untuk penyempurnaan yang harus dilakukan.

Cara Membuat SOP dengan Benar

Dalam pembuatan SOP, Anda tidak bisa sembarangan. Meski seorang pemilik perusahaan, Anda harus merumuskan SOP dengan bantuan beberapa orang yang memahami sistem kerja dari sebuah perusahaan, misalnya Anda membuat SOP untuk bagian marketing dengan mengajak manager marketing, dan sebagainya. Anda juga bisa membuat tim khusus yang sangat kompeten agar SOP bisa dirancang sesuai dengan keadaan nyata dari perusahaan. Di bawah ini adalah beberapa cara pembuatan SOP yang bisa dijadikan acuan perusahaan:

a. Pembentukan & Pembagian Tim Khusus Pembuatan SOP

Anda dapat mulai membuat SOP dengan pembuatan tim khusus perancangan SOP. Di mana, tim ini terdiri dari tenaga kompeten dari setiap divisi atau departemen perusahaan, misalnya manager support, manager marketing, manager sales, dan sebagainya. Setelah Anda membentuk tim dengan baik, Anda bisa mulai dengan memberikan beberapa tugas dan tanggung jawab kepada masing-masing untuk memetakan deskripsi pekerjaannya.

b. Tentukan Sasaran Penerapan SOP

Sebelum Anda membuatnya, tentukan terlebih dulu siapa sasaran pembuatan SOP ini Apakah divisi atau departemen di perusahaan yang memang perlu menggunakan standar operasional prosedur (SOP). Biasanya SOP ini digunakan untuk karyawan yang bekerja harus sesuai standar, misalnya di suatu restoran, SOP penting dibuat untuk memberikan kualitas yang baik.

c. Penentuan Waktu dan Tempat Penerapan SOP

Hal penting selanjutnya yang harus Anda perhatikan dalam pembuatan SOP adalah dengan memperkirakan waktu pelaksanaannya setelah persetujuan atau verifikasi atas SOP yang dibuat termasuk tempat yang cocok yakni divisi masing-masing.

d. Mendokumentasikan Jenis Kegiatan Operasional per Divisi

Setelah tim memetakan alur kerja di tiap departemen yang dipegangnya, catat apa saja jenis kegiatan operasional yang selalu dilakukan. Pencatatan ini dalam bentuk detail dan penjelasan. Misalnya, setiap karyawan harus memastikan kerapihan dan kebersihan ketika ingin menyapa pelanggan di depan restoran.

e. Menyusun Alur Kerja, Instruksi Kerja, dan Formulir Pendukung

Untuk mempermudah karyawan Anda dalam memahami isi dari SOP, Anda bisa membuat SOP dengan menggunakan flowchart beserta penjelasannya. Instruksi kerja ialah penjelasan detail dari alur kerja. Di mana, formulir pendukung digunakan sebagai arsip yang akan menjadi bukti nyata dari kegiatan operasional.

f. Tukar Pendapat Sesama Tim & Libatkan Pelaksana SOP

Dalam pembuatan SOP, Anda bisa meminta pendapat kepada beberapa tim, ini bisa menjadi masukan yang baik untuk pembuatan SOP. Selain meminta pendapat tim, Anda juga bisa meminta bantuan kepada karyawan Anda yang melaksanakan SOP tersebut untuk memberikan masukan dan saran ketika menemukan suatu tindakan yang dirasa kurang.

g. Evaluasi dan Perbaikan Jika Ada Rekonstruksi atau Uji Coba

Setelah SOP berjalan dengan baik, Anda bisa melakukan pengajuan SOP di setiap divisi untuk mengetahui keberhasilannya. Dengan melakukan evaluasi secara rutin, Anda bisa segera melakukan pergantian SOP ketika menemukan poin di dalam SOP yang dirasa sudah tidak relevan lagi. Apalagi saat ini zaman menjadi cepat berubah, ini juga memengaruhi SOP itu sendiri.

h. Verifikasi dari Sosialisasikan Kepada Karyawan

Setelah proses uji coba dinyatakan tidak ada masalah di dalam pelaksanaannya, maka manajer Quality Management Representative perusahaan berhak melakukan verifikasi dan memberikan persetujuan atas SOP itu sendiri. Kemudian, jangan lupa untuk membuat sosialisasi SOP dengan melakukan rapat yang melibatkan semua divisi untuk memastikan bahwa implementasi memang sudah sangat siap.

i. Pemantauan dan Analisis

Setelah SOP berhasil diimplementasi di dalam perusahaan. Beberapa bulan setelahnya, Anda bisa melakukan pemonitoran yang harus dilakukan untuk menilai apakah ada kendala atau tidak, juga untuk melihat kriteria yang tepat, tidak efektif, dan sebagainya.